個人情報保護方針（プライバシーポリシー）
当事務所は、オンライン完結型の在留資格認定証明書（COE）申請サポート業務において、お客様の個人情報を適切に保護することが社会的責務であると考え、以下のとおりプライバシーポリシーを定めます。
1.法令の遵守と守秘義務
当事務所は、個人情報保護法および関係法令を遵守します。また、代表行政書士は行政書士法第12条により、業務上知り得た秘密を漏らしてはならない厳格な「守秘義務」を課せられており、これを徹底いたします。
2.取得する個人情報
当事務所は、業務遂行に必要な範囲で以下の情報を取得します。
基本情報： 氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス
公的書類： パスポート、在留カード、履歴書、所得証明書、登記事項証明書など、COE申請に必要な書類一式
オンライン通信情報： ビデオ通話（Zoom/Google Meet等）の実施に伴うアカウント情報、およびクラウドストレージ利用時のログ
3.利用目的
取得した個人情報は、以下の目的のみに利用いたします。
・在留資格（COE等）の申請、取次、および相談業務
・オンラインでのご本人確認および面談
・お客様からのお問い合わせへの回答、必要書類の送付
・業務遂行に伴う行政機関や提携先との連絡
4.第三者への提供と共同利用
当事務所は、以下の場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。
・お客様の同意がある場合
・業務委託（翻訳会社、提携する弁護士・税理士・社会保険労務士等）に必要な範囲で共有する場合
・出入国在留管理局等の行政機関へ申請書類を提出する場合
・法令に基づく開示請求があった場合
5.個人情報の開示・訂正・削除
お客様ご本人から、個人情報の開示、訂正、利用停止等のご請求があった場合は、ご本人であることを確認の上、速やかに対応いたします。
6.お問い合わせ窓口
本ポリシーに関するご質問や、個人情報の取り扱いに関するご相談は、お問い合わせフォームよりご連絡ください。
7.プライバシーポリシーの制定日及び改定日
制定日：令和8年2月28日